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Wie sehe ich alle einem Kunden zugeordneten Dokumente? — die Wissensdatenbank nach Kunde filtern

Sie möchten eine einzelne Liste aller Dokumente, die einem Kunden zugeordnet sind — über alle Projekte hinweg, für eine regelmäßige Bereinigung, eine Übergabe, ein Audit oder einfach, weil Sie nicht mehr wissen, in welchem Projekt eine Datei lag.

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Verfasst von Eden Noelle

Die allgemeine Wissensdatenbank hat dafür einen Filter; er ist nur hinter einem kleinen Pfeil versteckt, bis Sie ihn ausklappen.

Die Vorgehensweise in 4 Schritten

  1. Öffnen Sie Wissensdatenbank in der linken Seitenleiste (die allgemeine / Workspace-Wissensdatenbank, nicht das Dateien-Panel eines Projekts).

  2. Klicken Sie oben rechts in der Wissensdatenbank, neben dem blauen Upload-Button, auf den kleinen Pfeil (∨), um die Filterzeile auszuklappen.

  3. Es erscheinen drei Filterfelder: Dateiname, Projekt und Kunde. Tragen Sie im Feld Kunde den Kundennamen ein (z. B. Rijkswaterstaat).

  4. Die Liste reduziert sich sofort auf alle Dateien, die diesem Kunden zugeordnet sind — über alle Projekte hinweg.

Das war's. Kein Speichern-Button, kein Anwenden-Button — der Filter wirkt während Sie tippen.

Filter kombinieren für gezieltere Suchen

Die drei Filterfelder arbeiten mit UND-Logik zusammen. Kombinieren Sie sie, wenn die Kundenübersicht zu breit ist:

  • Kunde + Projekt → nur die Dateien dieses Kunden in einem bestimmten Projekt.

  • Kunde + Dateiname → nach einem Dateinamen-Muster innerhalb der Dokumente des Kunden suchen (z. B. Kunde = Rijkswaterstaat + Dateiname = nota).

  • Projekt + Dateiname → die Kunden-Dimension komplett ignorieren.

Teiltreffer funktionieren in allen drei Feldern, Rijks trifft also auch Rijkswaterstaat. Die Suche ist nicht groß-/kleinschreibungsempfindlich.

Massenaktionen auf der gefilterten Liste

Sobald die Liste auf einen Kunden eingegrenzt ist:

  1. Klicken Sie oben rechts in der Liste auf Multiselect.

  2. Haken Sie die Dateien an, mit denen Sie etwas tun möchten — oder verwenden Sie das Haupt-Häkchen, um alles in der gefilterten Ansicht auszuwählen.

  3. Nutzen Sie die erscheinenden Aktions-Buttons (Download als ZIP, archivieren, verschieben usw.), um in einem Schritt auf den gesamten Datensatz zu wirken.

Das ist der schnellste Weg, einer Kollegin oder einem Kollegen einen vollständigen Kundenordner zu übergeben: nach Kunde filtern → Multiselect → als ZIP herunterladen.

Wenn der Kunde nicht erscheint oder Dateien fehlen

  • Schreibweise. Der Kundenfilter sucht nach der exakten Kunden-Metadaten auf jeder Datei. Wurde eine Datei mit Rijks Waterstaat (mit Leerzeichen) hochgeladen und Sie suchen Rijkswaterstaat, gibt es keinen Treffer. Versuchen Sie ein kürzeres Teilstück (Rijks).

  • Kundenfeld leer auf der Datei. Eine Datei ist nur dann einem Kunden zugeordnet, wenn das Feld Kunde beim Upload (oder später über das Eigenschaften-Panel der Datei) ausgefüllt wurde. Dateien, bei denen das Feld leer ist, erscheinen in keinem Kundenfilter — sie sind aus Kunden-Sicht entkoppelt. Öffnen Sie sie einzeln und tragen Sie den Kunden nach, um das zu beheben.

  • Datei liegt nur im Dateien-Panel eines Projekts, nicht in der allgemeinen Wissensdatenbank. Dateien, die innerhalb eines Projekts im Chat oder Dateien-Panel hochgeladen wurden, können nur auf Projektebene liegen. Öffnen Sie das Projekt, die Eigenschaften der Datei, und wählen Sie In Wissensdatenbank speichern, damit sie im globalen Filter auffindbar wird.

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