Naar de hoofdinhoud

Hoe zie ik alle documenten die aan één klant gekoppeld zijn? — filteren in de algemene Kennisbank

Je wilt één lijst van alle documenten die aan één klant zijn gekoppeld — over alle projecten heen, voor een periodieke opschoning, een overdracht, een audit, of gewoon omdat je niet meer weet in welk project een bestand zat.

E
Geschreven door Eden Noelle

De algemene Kennisbank heeft daar een filter voor; die staat alleen verstopt achter een klein pijltje totdat je hem uitklapt.
​

De procedure in 4 stappen

  1. Open Kennisbank in de linkerzijbalk (de algemene / workspace-kennisbank, niet de Bestanden-paneel van een project).

  2. Rechtsboven in de kennisbank, naast de blauwe Upload-knop, klik op het kleine pijltje (∨) om de filterrij uit te klappen.

  3. Er verschijnen drie filtervelden: Bestandsnaam, Project en Klant. Vul bij Klant de klantnaam in (bijv. Rijkswaterstaat).

  4. De lijst beperkt zich direct tot alle bestanden die aan die klant gekoppeld zijn — over alle projecten heen.

Dat is alles. Geen opslaan-knop, geen toepassen-knop — het filter werkt terwijl je typt.

Filters combineren voor gerichtere zoekopdrachten

De drie filtervelden werken met AND-logica samen. Combineer ze als de klantoverzicht te breed is:

  • Klant + Project → alleen de bestanden van die klant binnen één specifiek project.

  • Klant + Bestandsnaam → zoek op een bestandsnaampatroon binnen de documenten van die klant (bijv. Klant = Rijkswaterstaat + Bestandsnaam = nota).

  • Project + Bestandsnaam → de klant-dimensie helemaal negeren.

Gedeeltelijke matches werken in alle drie de velden, dus Rijks matcht ook Rijkswaterstaat. De match is hoofdletterongevoelig.

Bulk-acties op de gefilterde lijst

Heb je de lijst eenmaal beperkt tot één klant:

  1. Klik rechtsboven in de lijst op Multiselect.

  2. Vink de bestanden aan waar je iets mee wilt doen — of gebruik het hoofd-vinkje om alles in de gefilterde weergave te selecteren.

  3. Gebruik de actieknoppen die verschijnen (downloaden als ZIP, archiveren, verplaatsen, enz.) om in één keer op de hele set te werken.

Dit is de snelste manier om een volledige klant-map aan een collega te geven: filter op klant → Multiselect → downloaden als ZIP.

Als de klant niet verschijnt of bestanden ontbreken

  • Spelling. Het klantfilter zoekt op de exacte klant-metadata op elk bestand. Is een bestand geüpload met Rijks Waterstaat (met spatie) en zoek je op Rijkswaterstaat, dan matcht het niet. Probeer een korter deel (Rijks).

  • Klantveld leeg op het bestand. Een bestand is alleen aan een klant gekoppeld als het Klant-veld bij upload (of later via het eigenschappenpaneel van het bestand) is ingevuld. Bestanden waar dat veld leeg is gelaten, komen niet voor in een klantfilter — ze zijn losgekoppeld van de klant. Open ze individueel en zet de klant alsnog om dit te fixen.

  • Bestand staat alleen in een project Bestanden-paneel, niet in de algemene kennisbank. Bestanden die binnen één project in de chat of het Bestanden-paneel zijn geüpload, kunnen alleen op projectniveau staan. Open het project, open de eigenschappen van het bestand, en kies Opslaan in kennisbank om het vindbaar te maken in het globale filter.

Was dit een antwoord op uw vraag?