Overzicht van het offerteproces
TenderB maakt gebruik van een gestructureerde, AI-ondersteunde workflow om u te helpen efficiënt hoogwaardige offertes op te stellen. Het proces combineert AI-contentgeneratie met menselijk toezicht en verificatie.
De workflow in drie fasen
Fase 1: Planning en strategie
Stel voordat u begint met schrijven een duidelijk plan op:
Analyseer de vereisten: gebruik AI om alle aanbestedingsvereisten te extraheren en te begrijpen.
Ontwikkel een winnende strategie: identificeer uw unieke waardeproposities en onderscheidende factoren.
Maak een inhoudsopgave: structureer uw offerte met secties die aansluiten bij de aanbestedingsvereisten.
Wijs subagenten toe: bepaal welke gespecialiseerde agenten welke secties zullen behandelen.
Fase 2: Contentgeneratie
AI genereert conceptcontent onder menselijke begeleiding:
Secties maken: gebruik de knop ‘Sectie maken’ om secties aan het document toe te voegen.
Content genereren: vraag AI om content voor elke sectie op te stellen.
Subagenten inzetten: schakel gespecialiseerde agenten (schrijven, onderzoek, kwaliteit) in voor specifieke taken.
Herhalen en verfijnen: bekijk de output van AI en vraag om verbeteringen.
Fase 3: Verificatie en kwaliteitsborging
Dit is de meest cruciale fase – sla deze nooit over!
Bronverificatie: controleer de AI-output aan de hand van de brondocumenten.
Feitencontrole: controleer alle beweringen, statistieken en referenties.
Nalevingscontrole: zorg ervoor dat het antwoord aan alle aanbestedingseisen voldoet.
Kwaliteitscontrole: controleer op duidelijkheid, samenhang en overtuigingskracht.
Stap voor stap: een biedingssectie schrijven.
Stap 1: maak de sectie aan.
Klik in het rechterpaneel onder ‘Schrijven’ op ‘Sectie aanmaken’. Geef de sectie een naam die overeenkomt met de aanbestedingseis (bijvoorbeeld ‘K1: Implementatieplan’).
Stap 2: geef context aan AI.
Geef in de chat uitgebreide context:
“Ik moet het gedeelte K1 Implementatieplan schrijven. Dit gedeelte moet 3-4 A4-pagina's (ongeveer 2500 woorden) lang zijn en aan de volgende aanbestedingseisen voldoen: [lijst met specifieke eisen]. Onze winnende strategie is om de nadruk te leggen op onze gefaseerde aanpak, minimale verstoring en schoolautonomie. Stel dit gedeelte op basis van de aanbestedingsdocumenten en ons bedrijfsprofiel op.”
Stap 3: Selecteer geschikte subagenten
Klik op “Agenten uitbreiden” en selecteer relevante agenten:
Agent voor vereisten: om ervoor te zorgen dat aan alle vereisten wordt voldaan.
Agent voor aanpakplan: voor methodologiegedeelten.
Agent voor schrijven: voor het genereren van inhoud.
Stap 4: Genereer een eerste concept
Verstuur uw verzoek. De AI genereert een concept op basis van de aanbestedingsdocumenten en uw richtlijnen.
Stap 5: Controleer het concept
Lees de door de AI gegenereerde inhoud zorgvuldig door. Let op:
Alle vereisten zijn behandeld
De informatie is correct
De toon en stijl zijn geschikt
De structuur en opbouw zijn logisch
Er zijn specifieke voorbeelden en bewijzen
Stap 6: Vraag om verbeteringen
Vraag de AI om specifieke aspecten te verbeteren:
Wijzig als volgt: (1) voeg meer details toe over kwaliteitscontroles in week 2, 4 en 6, (2) voeg een visueel tijdschema toe, (3) versterk het gedeelte over risicobeheer met specifieke risicobeperkende strategieën, (4) voeg een concreet voorbeeld toe uit ons recente zorgproject.”
Stap 7: CRITIEK - Controleer aan de hand van bronnen
Deze stap is essentieel om AI-hallucinaties te voorkomen!
Nadat de AI inhoud heeft gegenereerd, vraag dan expliciet om verificatie:
"Controleer het K1-implementatieplan dat u zojuist hebt geschreven en vergelijk het met het document met de aanbestedingseisen. Controleer of: (1) aan alle verplichte eisen is voldaan, (2) alle feiten en beweringen juist zijn en worden ondersteund door onze documenten, (3) er geen informatie is verzonnen of verondersteld, (4) de aanpak overeenkomt met wat de klant daadwerkelijk heeft gevraagd. Lever een verificatierapport waarin eventuele discrepanties of punten van zorg worden benadrukt."
Stap 8: AI-zelfcontrole
De AI zal:
De aanbestedingseisen opnieuw lezen
De gegenereerde inhoud vergelijken met de eisen
Eventuele hiaten, onnauwkeurigheden of niet-onderbouwde beweringen identificeren
Een verificatierapport leveren
Indien nodig correcties voorstellen
Stap 9: Correcties aanbrengen
Vraag op basis van het verificatierapport om correcties:
“Werk het implementatieplan bij om de hiaten aan te pakken die u in uw verificatierapport hebt vastgesteld.”
Stap 10: Kopiëren naar het documentgedeelte
Als u tevreden bent met de inhoud, kopieert u deze naar het documentgedeelte dat u in stap 1 hebt gemaakt.
Stap 11: Menselijke beoordeling
Laat een materiedeskundige de sectie beoordelen op:
Technische nauwkeurigheid
Haalbaarheid van toezeggingen
Afstemming op de mogelijkheden van het bedrijf
Concurrentiepositie
Stap 12: Laatste afwerking
Voer de laatste bewerkingen uit voor:
Grammatica en spelling
Opmaak en lay-out
Visuele elementen (diagrammen, tabellen)
Consistente terminologie
Parallelle subagenten gebruiken voor complexe offertes
Voor grote aanbestedingen met meerdere secties kan TenderB parallelle subagenten aanmaken die tegelijkertijd werken:
Taken van subagenten definiëren: specificeer wat elke subagent moet maken
Meerdere subagenten aanmaken: TenderB maakt gespecialiseerde agenten voor elke taak
Parallelle uitvoering: subagenten werken tegelijkertijd aan verschillende secties
Voortgang bewaken: bekijk de status van elke subagent in de chat
Uitvoer controleren: elke subagent produceert zijn sectie onafhankelijk
Inhoud integreren: combineer secties tot een samenhangend document
Voorbeeld: voor een complexe aanbesteding kunt u het volgende aanmaken:
“K1 Implementatieplan schrijver” - Stelt de sectie over methodologie op
“K2 SLA-voorstel schrijver” - Stelt de service level agreement op
“Bijlage A-schrijver” - Maakt voorbeelddocumenten voor juridische documenten
“Bijlage B-schrijver” - Maakt documenten voor de bestuursstructuur
De functie “Subagent bekijken”
Klik op “Subagent bekijken” om de gedetailleerde conversatie en output van elke parallelle subagent te bekijken. Hiermee kunt u:
De voortgang van specifieke secties volgen
Gerichte feedback geven aan individuele subagenten
Specifieke inhoud beoordelen en verfijnen
Zorg voor consistentie tussen de verschillende secties