Übersicht über den Prozess der Angebotserstellung
TenderB nutzt einen strukturierten, KI-gestützten Workflow, um Ihnen dabei zu helfen, effizient hochwertige Angebotsantworten zu erstellen. Der Prozess kombiniert die KI-gestützte Generierung von Inhalten mit menschlicher Überwachung und Überprüfung.
Der dreistufige Workflow
Phase 1: Planung und Strategie
Legen Sie vor Beginn der Erstellung einen klaren Plan fest:
Anforderungen analysieren: Nutzen Sie KI, um alle Ausschreibungsanforderungen zu extrahieren und zu verstehen.
Gewinnstrategie entwickeln: Identifizieren Sie Ihre einzigartigen Wertversprechen und Alleinstellungsmerkmale.
Inhaltsgliederung erstellen: Strukturieren Sie Ihre Antwort mit Abschnitten, die den Ausschreibungsanforderungen entsprechen.
Unteragenten zuweisen: Legen Sie fest, welche spezialisierten Agenten welche Abschnitte bearbeiten.
Phase 2: Inhaltserstellung
KI erstellt unter menschlicher Anleitung einen Inhaltsentwurf:
Abschnitte erstellen: Verwenden Sie die Schaltfläche „Abschnitt erstellen”, um Dokumentabschnitte hinzuzufügen.
Inhalte generieren: Beauftragen Sie die KI, Inhalte für jeden Abschnitt zu entwerfen.
Unteragenten einsetzen: Beauftragen Sie spezialisierte Agenten (Schreiben, Recherche, Qualität) mit bestimmten Aufgaben.
Iterieren und verfeinern: Überprüfen Sie die KI-Ausgabe und fordern Sie Verbesserungen an.
Phase 3: Überprüfung und Qualitätssicherung
Dies ist die kritischste Phase – überspringen Sie sie niemals!
Quellenüberprüfung: Überprüfen Sie die AI-Ausgabe anhand der Quelldokumente.
Faktenprüfung: Überprüfen Sie alle Behauptungen, Statistiken und Referenzen.
Konformitätsprüfung: Stellen Sie sicher, dass die Antwort alle Ausschreibungsanforderungen erfüllt.
Qualitätsprüfung: Überprüfen Sie die Klarheit, Kohärenz und Überzeugungskraft.
Schritt für Schritt: Verfassen eines Angebotsabschnitts
Schritt 1: Abschnitt erstellen
Klicken Sie im rechten Bereich unter „Schreiben” auf „Abschnitt erstellen”. Benennen Sie ihn entsprechend den Ausschreibungsanforderungen (z. B. „K1: Umsetzungsplan”).
Schritt 2: Kontext für KI bereitstellen
Stellen Sie im Chat einen umfassenden Kontext bereit:
„Ich muss den Abschnitt K1 Umsetzungsplan schreiben. Dieser Abschnitt sollte 3–4 A4-Seiten (ca. 2.500 Wörter) umfassen und die folgenden Ausschreibungsanforderungen erfüllen: [spezifische Anforderungen auflisten]. Unsere Gewinnstrategie besteht darin, unseren schrittweisen Ansatz, minimale Störungen und die Autonomie der Schule hervorzuheben. Bitte entwerfe diesen Abschnitt auf der Grundlage der Ausschreibungsunterlagen und unseres Unternehmensprofils.“
Schritt 3: Wählen Sie geeignete Unteragenten aus
Klicken Sie auf „Agenten erweitern“ und wählen Sie relevante Agenten aus:
Anforderungsagent: Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden.
Planungsagent: Für Abschnitte zur Methodik.
Schreibagent: Für die Erstellung von Inhalten.
Schritt 4: Erstellen Sie einen ersten Entwurf.
Senden Sie Ihre Anfrage. Die KI erstellt einen Entwurf auf der Grundlage der Ausschreibungsunterlagen und Ihrer Vorgaben.
Schritt 5: Überprüfen Sie den Entwurf.
Lesen Sie den von der KI erstellten Inhalt sorgfältig durch. Achten Sie auf Folgendes:
Berücksichtigung aller Anforderungen.
Richtigkeit der Informationen.
Angemessener Ton und Stil
Logische Struktur und Fluss
Konkrete Beispiele und Belege
Schritt 6: Überarbeitungen anfordern
Bitten Sie die KI, bestimmte Aspekte zu verbessern:
"Bitte überarbeite den Text wie folgt: (1) Füge weitere Details zu den Qualitätskontrollen in den Wochen 2, 4 und 6 hinzu, (2) füge ein visuelles Zeitdiagramm ein, (3) verstärke den Abschnitt zum Risikomanagement mit konkreten Strategien zur Risikominderung, (4) füge ein konkretes Beispiel aus unserem aktuellen Gesundheitsprojekt hinzu."
Schritt 7: WICHTIG – Überprüfen Sie die Angaben anhand der Quellen
Dieser Schritt ist unerlässlich, um KI-Halluzinationen zu vermeiden!
Nachdem die KI Inhalte generiert hat, fordern Sie ausdrücklich eine Überprüfung an:
„Bitte überprüfe den soeben von Ihnen verfassten K1-Implementierungsplan und vergleiche ihn mit den Anforderungen der Ausschreibung. Überprüfe, ob: (1) alle zwingenden Anforderungen erfüllt sind, (2) alle Fakten und Behauptungen korrekt sind und durch unsere Dokumente belegt werden, (3) keine Informationen erfunden oder angenommen wurden, (4) der Ansatz mit den tatsächlichen Anforderungen des Kunden übereinstimmt. Erstelle einen Überprüfungsbericht, in dem etwaige Unstimmigkeiten oder Bedenken hervorheben.“
Schritt 8: KI-Selbstprüfung
Die KI wird:
die Ausschreibungsanforderungen erneut lesen,
die von ihr generierten Inhalte mit den Anforderungen vergleichen,
etwaige Lücken, Ungenauigkeiten oder unbegründete Behauptungen identifizieren,
einen Überprüfungsbericht erstellen und
bei Bedarf Korrekturen vorschlagen.
Schritt 9: Korrekturen vornehmen
Fordern Sie auf der Grundlage des Verifizierungsberichts Korrekturen an:
„Bitte aktualisiere den Umsetzungsplan, um die in Ihrem Verifizierungsbericht festgestellten Lücken zu schließen.“
Schritt 10: In den Dokumentbereich kopieren
Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, kopieren Sie ihn in den Dokumentbereich, den Sie in Schritt 1 erstellt haben.
Schritt 11: Überprüfung durch einen Experten
Lassen Sie einen Fachexperten den Abschnitt auf folgende Punkte überprüfen:
Technische Genauigkeit
Machbarkeit der Verpflichtungen
Übereinstimmung mit den Fähigkeiten des Unternehmens
Wettbewerbspositionierung
Schritt 12: Letzte Überarbeitung
Nehmen Sie letzte Änderungen vor in Bezug auf:
Grammatik und Rechtschreibung
Formatierung und Layout
Visuelle Elemente (Diagramme, Tabellen)
Konsistente Terminologie
Verwendung paralleler Unteragenten für komplexe Angebote
Bei großen Ausschreibungen mit mehreren Abschnitten kann TenderB parallele Unteragenten erstellen, die gleichzeitig arbeiten:
Aufgaben der Unteragenten definieren: Legen Sie fest, was jeder Unteragent erstellen soll.
Mehrere Unteragenten erstellen: TenderB erstellt spezialisierte Agenten für jede Aufgabe.
Parallele Ausführung: Unteragenten arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Abschnitten.
Fortschritt überwachen: Status jedes Unteragenten im Chat anzeigen.
Ergebnisse überprüfen: Jeder Unteragent erstellt seinen Abschnitt unabhängig.
Inhalte integrieren: Abschnitte zu einem zusammenhängenden Dokument zusammenfassen.
Beispiel: Für eine komplexe Ausschreibung könnten Sie Folgendes erstellen:
„K1-Implementierungsplan-Verfasser” – Entwirft den Abschnitt zur Methodik.
„K2-SLA-Vorschlagsverfasser” – Entwirft die Service-Level-Vereinbarung.
„Verfasser von Anhang A“ – Erstellt Muster für rechtliche Dokumente
„Verfasser von Anhang B“ – Erstellt Dokumente zur Governance-Struktur
Die Funktion „Subagenten anzeigen“
Klicken Sie auf „Subagenten anzeigen“, um die detaillierten Unterhaltungen und Ergebnisse jedes parallelen Subagenten anzuzeigen. Damit können Sie:
Den Fortschritt bestimmter Abschnitte überwachen
Gezieltes Feedback an einzelne Subagenten geben
Überprüfen und verfeinern Sie bestimmte Inhalte
Sorgen Sie für Konsistenz zwischen den Abschnitten